Как сшить книгу учета движения трудовых книжек

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

• регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
• регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
• фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
• отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Как сшить книгу учета движения трудовых книжек

1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию. Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2021 году № 225, пункты с 40 по 45).

Как сшить книгу учета трудовых книжек

Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2021 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

• размер листка – 4×5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки);
• на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги);
• указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек

Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов. Она имеет обычную стандартную обложку и обычные листы, которые должны иметь лишь соответствующие требованиям графы для внесения записей.
В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель. В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

Если у вас получится пробить им толщу бумаги журнала вместе с обложкой – вам повезло. В стандартных случаях пользуются шилом. Оно представляет собой очень прочную спицу с заострённым концом, наподобие иглы с одной стороны, а с другой стороны завершается прочной ручкой. Крепко держась за ручку можно остриём пробить отверстия в бумаге даже при достаточно большой толщине слоя. Нитки должны быть особыми и отличаться усиленной прочностью и пластичностью. Идеальным вариантом станет суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала. Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки.

Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример: Внесение записей Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами. В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника. Как сделать запись о дубликате? Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

Журнал учета трудовых книжек

1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

Как прошить журнал

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Для прочности документы прошиваются дважды. Остатки нитей выводятся из центрального отверстия (то есть второго, когда документы прошиваются через три дырки, или третьего – когда через пять) на заднюю сторону документов и обрезаются примерно на расстоянии шести сантиметров от края. Потом нити завязываются узлом, чтобы на них можно было приклеить стикер.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Срок хранения заполненной книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2021г.) и составляет 75 лет.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Журнал учета трудовых книжек: правила заполнения и ведения

При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.

Обратите внимание: обязательно следует заполнять данные в книге учета при передаче трудовой книжки в руки работнику после увольнения. Подпись при этом является гарантией отсутствия возможных претензий, в случае потери человеком , являющимся бывшим работником конкретной организации, личной документации.