Срок хранения кадровых документов в организации

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году

• полное название предприятия;
• полное название структурного отдела компании;
• номер дела;
• заглавие;
• период хранения дела

В дело прикрепляются Только выполненные и грамотно оформленные бумаги Подшивать нужно только один оригинал документа — В деле содержатся документы Датированные одним календарным годом Дело должно содержать не более 250 страниц И быть не толще 4 см

Оснащение помещения специальными шкафами И сейфами с надежными замками и печатями Дела нужно распределять по полкам В зависимости от номенклатуры Место пребывания документации В кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками

Какой срок хранения кадровых документов в организации

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

Срок хранения кадровых документов

• Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
• Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
• Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
• Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2021 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Срок хранения кадровых документов

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими. Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

• Все кадровые документы имеют социальную значимость, ведь используются как подтверждение того или иного обстоятельства. Следовательно, большинство документов сохраняют на длительный или постоянный период времени.
• Вся кадровая документация имеет археографическую и биографическую значимость, а также служит источником в общей статистике исторических процессов.
• Особенности в хранении кадровых деловых бумаг для предприятия обуславливаются определенными вопросами по ограничению всеобщего доступа к таким бумагам, как удостоверяющими личность человека, и функциями в уменьшении поиска информации.

Сроки хранения кадровых документов в организации

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2021).

Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2021 года и позже.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2021 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

1. Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др.
2. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.
3. Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
4. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
5. Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
6. Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
7. Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
8. Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Личная карточка работника

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2021 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Срок хранения кадровых документов в организации 2021 году таблица

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет) Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно) Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет при условии проведения проверки Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2021 года) Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2021 года) Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2021 года) Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2021 года) 5 лет после истечения срока действия договора • государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения — до истечения 50 лет с момента создания.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов. Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный).

Срок хранения кадровых документов в организации

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Хранение кадровых документов в организации 2021

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

• помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
• дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
• место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.