Заверить у нотариуса копию трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки правильно

Есть случаи, когда то или иное учреждение может потребовать от граждан, обратившихся к ним, копию трудовой книжки, которая должна подтвердить место трудовой деятельности. И это может касаться не только каких-либо кредитных организаций и банков, но и, например, муниципальных учреждений – для оформления субсидии или если семья решилась на такую процедуру, как усыновление ребенка. Вот именно в таких ситуациях и возникает вопрос о том, где получить и как заверить копию трудовой книжки.

Как правило, эта процедура занимает небольшое количество времени: от нескольких минут до одного часа. Действие подобной копии ограничено лишь сроком действия самой трудовой книги. Однако не стоит забывать, что при смене места работы или при увольнении заверенная копия утрачивает свою юридическую силу.

Представление оригинала трудовой книжки или ее копии, заверенную нотариусом для оформления пенсии

Вопрос: Одному из сотрудников предприятия в связи с достижением 60 лет необходимо оформить пенсию. Документы подавал непосредственно работник. В том числе была представлена копия трудовой книжки, заверенная печатью организации. В Пенсионном фонде сказали, что такой копии недостаточно, необходимо представить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом. Так ли это?

Таким образом, при подаче документов для оформления пенсии в Пенсионный фонд необходимо, как разъяснено в Письме N 25-19/14554, представить либо оригинал трудовой книжки, либо ее копию, заверенную нотариально. Кроме того, возможно представить незаверенную копию трудовой книжки вместе с оригиналом. В этом случае сотрудники Пенсионного фонда при принятии документов могут заверить копию своей печатью.

Заверение копии трудовой книжки у нотариуса: характеристика процесса, важные аспекты и сколько стоит

В некоторых случаях гражданину может потребоваться копия трудовой книжки либо выписка из нее, удостоверенная нотариально. Во избежание лишних затрат времени следует заранее ознакомиться с процессом заверения копии указанного документа, а также знать, что нужно иметь при себе и какую денежную сумму необходимо будет уплатить за совершение такого нотариального действия.

Если лицо является безработным, то оно может сразу же отправляться к нотариусу с подлинником трудовой книжки для удостоверения ее копии. Но как же быть, когда оригинал документа хранится в кадровой службе предприятия, где гражданин исполняет свои трудовые обязанности?

Делаем и заверяем копию трудовой книжки (по образцу)

Документ, содержащий в себе информацию относительно этапов профессиональной деятельности работника, – это трудовая книжка (ТК). Такая информация отличается достаточной востребованностью: оформление разрешения по поводу выезда за рубеж, банковского кредита, пенсии и т. д.

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Как заверить копию трудовой книжки? Образец заверенной копии трудовой книжки

Если работающему гражданину требуется скопированная версия, ему необходимо обратиться в кадровую службу, так как данный документ на весь период рабочей деятельности хранится в этом подразделении предприятия. На руки книжка не выдается никогда, а делается ее копия.

Кроме указанных причин получения документа, можно отметить еще и необходимость наличия информации о работе в случае утери трудовой книжки. К сожалению, такое случается нередко, а восстановить все сведения о работодателях, тем более если они уже расформированы как юридические лица, невозможно. Заверенная копия трудовой книжки, образец которой представлен в статье, к тому же если она подписана прежним работодателем или нотариусом, поможет гражданину в нелегком труде восстановления информации.

Интересно почитать:  Увольнение в связи с ликвидацией организации выплаты

Заверение копии трудовой книжки: образец внесения записи «работает по настоящее время»

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.

Копия трудовой книжки нотариально заверенная

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

В каком порядке производится заверение копий документов? Как следует из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, заверенная копия документа выдаётся заявителю не сразу. Независимо от того, необходимо ли заверить копию трудовой книжки или правильно заверить копии документов об образовании, нотариус обязан, проверив паспорт, установить личность гражданина. Если паспорт отсутствует — таким подтверждением может выступать иной документ, удостоверяющий личность. На основании доверенности заверить копию документа закон допускает только в том случае, если доверенность содержит такие полномочия. Помимо этого, указанная доверенность должна быть составлена по всем правилам, установленным Основами законодательства о нотариате.

Заверить у нотариуса копию трудовой книжки

  • своё ФИО и должность;
  • просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
  • причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
  • срок, на который сотруднику нужна книжка;
  • дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
  • указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.
  • Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
  • Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2021 года.
  • Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
  • Для ПФР — при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
  • Получения визы.

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2021

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копия трудовой книжки (2021) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

  1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
  2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

Заверение копий документов

  1. Для физического лица
    • Требуется предъявить копию трудовой, диплома и т.д. для поступления на работу или учебу.
    • Гражданин вступает в права наследования.
    • Необходимо предоставить копию документа для оформления пособий, льгот.
    • Надо провести сделку купли-продажи недвижимости.
  2. Для юридического лица
    • Копии нужны для оформления регистрации предприятия.
    • Когда необходимо получить разрешительные документы, например, лицензии.
    • Чтобы открыть счет в Банке.
  • Оригинал, копию которого надо заверить, не должен быть подвержен ламинации, так как тогда отсутствует возможность проверить его подлинность.
  • Если подпись на документе выполнена техническим способом, например, при помощи факсимильного штампа, то такой подлинник не принимается.
  • Не скрепленные должным образом листы документа и не имеющие подписи уполномоченного лица, не подлежат заверению.
  • Бумаги, оформленные в другой стране, должны быть легализованы по закону и соответствовать международным требованиям. В другом случае, нотариус откажет в услуге.
  • Поврежденный оригинал, а также тот, на котором имеются плохо читаемые места, влияющие на понимание содержания текста, не может быть принят для заверения его подлинности, как оригинального экземпляра, так и копии.
  • Если на документе есть пометки карандашом или он полностью им написан, то его нельзя заверить у нотариуса, так же как его копию.
  • В тексте есть исправления, приписанные дополнения, комментарии и т.п. и они не заверены, как надо, то при желании заверить копию, будет отказано.
  • Копии дипломов об образовании, которые не имеют регистрационных номеров или подписей, не свидетельствуются нотариусом.
  • Копии рукописных договоров нотариально нельзя заверить.
  • Зачетные ведомости, которые предъявляются без диплома, не заверяются.
  • Не имеет права нотариус заверять некоторые документы медицинского характера. Ограничения по болезням указаны в соответствующем приказе Минздрава.
  • Бумаги на иностранном языке без перевода и заверенной подписи переводчика не принимаются.
  • Любые документы с грифом «секретно» или «копирование запрещено» не копируются и не заверяются.

Нотариус не заверяет трудовую книжку

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, выдается работнику по его требованию в течение трех дней с даты подачи заявления для предоставления в банк, для загранпаспорта, в суд и др. Заверение копии трудовой книжки происходит следующим образом: на каждой ее странице внизу пишется фраза «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации.

В том случае, когда работник обращается к работодателю с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, необходимо сделать это не позднее, чем через три рабочих дня с момента обращения. Работнику может понадобиться либо вся информация о его трудовой деятельности, либо определенные записи.

Ссылка на основную публикацию