График отпусков как правильно составить помощь кадровику

График отпусков как правильно составить помощь кадровику

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

График отпусков как правильно составить помощь кадровику

В случае если отпуск предоставляется по частям, то продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель. Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают такую информацию в графике. Это является ошибкой. Работник может получить два отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году, предшествующему году предоставления отпуска.

В бланке формы Т-7 существуют специальные графы, в которых вносятся сведения при изменении графика отпусков. В графы 7-9 вносятся записи в том случае, если осуществляется перенесение отпуска, а графа 10 «Примечание» заполняется, если производится прерывание отпуска по причине вызова на работу с перенесением отпуска на следующий год, либо если отпуск сотрудника нарушает целостность производственного процесса предприятия. Существует два варианта корректировки графика отпусков:

График отпусков как правильно составить

График отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления работникам организации или предприятия ежегодных обязательных отпусков. Составляется такой график до наступления нового календарного года и в обязательном порядке согласовывается с рабочими и утверждается у руководства. Как правильно подготовить такой документ, и что нужно знать, определяя время отпуска для каждого работника?

Итак, составление графика отпусков – занятие, которое требует особой внимательности и знания действующего законодательства. Распределяя очередность выхода работников организации или предприятия в ежегодный отпуск, стоит учитывать не только их пожелания, но и производственную необходимость (так, установление отпуска для рабочих одной специальности в один и тот же временной период вероятнее всего негативно скажется на производственном процессе), а также имеющиеся у работников льготы. После подготовки графика потребуется ознакомить с ним всех трудящихся, после чего согласовать с непосредственным начальником подразделения и с вышестоящими руководителями.

Как правильно составить график отпусков и ознакомить работников — в помощь кадровику

Законодатель рекомендует использовать форму № Т-7, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2021, однако ее применение не является обязательным и работодатель может составлять график отпусков в произвольной форме, при условии, что документ содержит следующие данные:

• женщины, имеющие двух или более детей, не достигших 12-летнего возраста – они могут использовать отпуск в летнее время;
• супруг/супруга военнослужащего может получить отпуск одновременно с мужем/женой;
• мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, могут взять отпуск в этот период;
• внешние совместители имеют право на получение отпуска на дополнительной работе в то же время, что и на основной;
• беременные женщины могут уйти в ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
• подростки, не достигшие 18-летнего возраста, также могут самостоятельно выбрать период для использования отпуска.

График отпусков как правильно составить помощь кадровику

Далее следуют данные о самом документе. Это номер, дата составления и на какой год составлен график. По требованиям законодательства, график отпусков должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала того года, на который он составляется, поэтому следует учитывать, что датой составления не может быть указана дата, нарушающая эти сроки.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя согласовывать или иным образом предоставлять для ознакомления сотрудникам график отпусков в окончательном виде. Многие организации осуществляют ознакомление под роспись просто для того, чтобы получить подтверждение от сотрудников о том, что они согласны с предлагаемым вариантом и поставлены в известность о дате начала отпуска. На самом деле это не обязательно. Трудовой Кодекс требует от работодателя только сообщить сотруднику о начале отпуска за две недели до его начала и начислить отпускные не позднее, чем за три дня. Все остальное на усмотрение руководства организации.

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2021, однако с 1 января 2021 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

Я знаю, как правильно

Однако в целях соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. Поэтому неплохо, если к составлению графика будут привлечены сотрудники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений.

График отпусков — это документ, при составлении и утверждении которого пожелания работников могут вообще не учитываться. Вопрос же о разделении отпуска на части должен решаться индивидуально, по соглашению сторон в каждом конкретном случае. Не следует закреплять такие соглашения в документе, имеющем обязательную силу для сторон.

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

График отпусков как правильно составить

• оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
• не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

Правила составления графика отпусков

Форму делали согласно КЗоТ и нынешнему ТК РФ, поэтому документ имеет согласование и с профсоюзом. Несмотря на то, что ТК РФ не обязывает компанию сопоставлять график с профсоюзом, при наличии данной организации, ее мнение учитывается. Если же она отсутствует, то эти сведения пишут в шаблоне документа.

Но иногда, если отпуск нужно разбить на части, могут появиться трудности, так как в данной форме таких манипуляций не производится. Тем не менее, проблема может быть решена и по-другому. Так, вводят дополнительные строки или добавляют еще одну графу. Другие работники кадровой службы предпочитают, помимо составленного графика, добавить лист.

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить

Очевидно лишь, что срок должен быть разумный для того, чтобы лицо, ответственное за кадровый документооборот, успело обработать поступившую информацию с учетом соблюдения норм по очередности предоставления отпусков. Ведь работодатель должен обеспечить предоставление законного перерыва в работе сотрудникам, но без остановки производственного процесса. Поэтому, если желаемые даты отпусков совпадают у отдельных сотрудников, то руководитель вправе потребовать изменить эти даты.

• Наименование организации/работодателя.
• Информацию о документе (номер, дата составления и год, для которого разрабатывается).
• Информацию о работниках: ФИО, должность, название структурного подразделения, если есть (данные указываются без сокращений).
• Планируемые даты и продолжительность отпускных периодов. Если они предоставляются по частям, то каждая из них вносится отдельной строкой.
• Фактические даты отдыха.
• Информация о переносах дат отдыха и документов, которые являются для этого основанием.
• Поля для подписи руководителей кадровой службы и предприятия.

Как составить график отпусков: памятка кадровика

Кроме того как составить график существует не менее актуальный вопрос: как отозвать из отпуска сотрудника, если в этом есть необходимость. Об этом и о многом другом можно прочитать в других статьях. Необходимо вернуться к составлению графика отпусков. Итак, первым действием будет согласование и получение информации от сотрудников, касающееся прошлым периодам отпусков и желанием на будущий год выбрать время отпуска. Вторым действием кадровика является анализ полученных от сотрудников данных и составление предварительной таблицы на периоды отпусков для сотрудников на следующий год.

На основе графика отпусков будет проведён расчёт бухгалтерским отделом отпускных сотрудникам предприятия. Естественно, в него могут вноситься дополнения или изменения, однако он так и останется основой для всех служб предприятия и его опорным пунктом. Каждый сотрудник кадрового отдела не сможет обойтись без знаний того как составить график отпусков. Большое предприятие предполагает большее количество сотрудников и составление финансового и отчётного документа занимает довольно продолжительное время и усилия всего отдела.