Как вшить в трудовую книжку вкладыш

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Как мы знаем, трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника. Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец

Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.

Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.

Интересно почитать:  Чернобыльское льготф рф

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Закон предусматривает возможность добавления специального вкладыша. Он является документом строгой отчётности. Если всё оформить правильно, то в трудовой книжке появится дополнительное место, куда можно вносить новые записи о приёме на работу или увольнении.

При активной трудовой жизни работник имеет возможность множество раз увольняться и устраиваться на работу. Эти действия в обязательном порядке фиксируются. Однако вполне возможна ситуация, когда записей настолько много, что свободного места не хватает.

Вкладыш в трудовую книжку

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать

Законодательно чётко утверждено, как пришить вкладыш в трудовую (фото см. далее) – дополнительный лист должен быть надежно скреплен с книжкой. Примеры этой процедуры показывают, что при прошивке необходимо придерживаться правил кадрового делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.8-2021.

Должностные лица любого кадрового подразделения должны знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Эта процедура необходима для внесения сведений о работе человека, если отведенные для этого страницы в нужном разделе данного документа закончились. Дополненный вкладышем формуляр должен сохранить свою юридическую действительность, что обеспечивает соблюдение правил ведения этих бланков.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

  1. выпороть вкладыш из трудовой книжки,
  2. составить акт об испорченном бланке вкладыша,
  3. внести запись в трудовую книжку о недействительности штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами испорченного бланка,
  4. внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
  5. уничтожить испорченный бланк,
  6. составить заявку на получение нового бланка вкладыша,
  7. получить новый бланк вкладыша в бухгалтерии.
  1. получит бланк вкладыша в бухгалтерии,
  2. зарегистрирует его в своей учетной книге,
  3. вошьет его в трудовую книжку соответствующего работника,
  4. поставит в этой трудовой книжке предусмотренный штамп «Выдан вкладыш»,
  5. впишет реквизиты вкладыша в этот штамп,
  6. заполнит титульный лист вкладыша,
  7. впишет в необходимый раздел вкладыша сведения о работе или о награждениях данного работника.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

  1. Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
  2. Приклеивание вкладыша к трудовой.
  3. Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
  4. Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
  5. Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.
Интересно почитать:  Как правильно от имени или от лица

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео. Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку, гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

Как вшить в трудовую книжку вкладыш

В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Затем его подшивают к ТК. На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа. Штамп можно заменить рукописной записью. Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема.

Электронные трудовые книжки — идея, которая совсем скоро может стать реальностью. В правительстве уверены, что такой способ ведения учета трудового стажа работников очень выгоден всем сторонам: и работникам, и работодателям, и контролирующим органам. Правда, полностью отказываться от бумажных документов чиновники пока не собираются. Пусть остаются. На всякий случай…

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, необходимо знать в первую очередь специалистам отделов кадров предприятий, так как дополненная таким образом книжка сотрудника должна не только соответствовать требованиям законодательства, но и быть удобной в использовании.
О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье.

  1. Извлечь вкладыш из трудовой книжки. Делать это следует осторожно, чтобы не повредить трудовую.
  2. Внести в трудовую запись о том, что штамп признан недействительным.
  3. Составить акт о порче вкладыша. Его образец предлагается скачать здесь.
  4. Зафиксировать изменение в книге учета и вклеить под записью вырезанный номер вкладыша. Так вы подтверждаете, что бланк действительно будет уничтожен.
  5. Уничтожить испорченный бланк.
  6. Оформить новый вкладыш.
Ссылка на основную публикацию