Содержание
- 1 Личная карточка работника
- 2 Срок хранения кадровых документов
- 3 Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году
- 4 Новый перечень документов со сроками хранения
- 5 Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
- 6 Хранение кадровых документов в организации 2021
- 7 Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
- 8 Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году
- 9 Кадровая документация: сколько и как хранить
- 10 Хранение кадровых документов в организации
- 11 Сроки хранения кадровых документов в организации
- 12 Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Личная карточка работника
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2021 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2021 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
Срок хранения кадровых документов
В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2021 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.
Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).
Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2021 году
- полное название предприятия;
- полное название структурного отдела компании;
- номер дела;
- заглавие;
- период хранения дела
В дело прикрепляются Только выполненные и грамотно оформленные бумаги Подшивать нужно только один оригинал документа — В деле содержатся документы Датированные одним календарным годом Дело должно содержать не более 250 страниц И быть не толще 4 см
С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.
Новый перечень документов со сроками хранения
Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.
При внедрении Перечня 2021 в деятельность каждого юридического лица следует иметь в виду, что он является нормативным актом, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения должно быть обязательным для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности.
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).
Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.
Хранение кадровых документов в организации 2021
документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2021) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526).
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2021, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году
В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Кадровая документация: сколько и как хранить
- Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
- Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.
Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).
Хранение кадровых документов в организации
1. прием дел долговременного хранения по личному составу, документов временного и депозитарного хранения;
2. проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по упорядочению документов по личному составу, подлежащих долговременному хранению;
3. оказание помощи организации (консультаций и т. п.) в совершенствовании организации работы с документами;
4. отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
5. изготовление копий документов и мн. др.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: по приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнениям и т. д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Сроки хранения кадровых документов в организации
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2021 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.