Что изменилось в том как заверять документы

Новый ГОСТ Р -2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2019 году

Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2019 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2019 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2018 года.

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2019 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2019 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.

Что изменилось в том как заверять документы

Рекомендуем использовать новый ГОСТ, когда будете заверять копии документов, в том числе для работников. Например, копию трудовой книжки, копии приказов о приеме на работу или увольнении. Иначе есть риск, что бумаги могут не принять, а за неправильно заверенный документ трудовая инспекция вправе оштрафовать.

Для внешних пользователей: на копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите подписью, печатью или штампом организации.

Что изменилось в том как заверять документы

  • слово «Верно»
  • наименование должности лица, заверившего копию
  • его собственноручную подпись
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения копии (выписки из документа)
  • надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)
  • Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
  • Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Как заверять копии документов по новым правилам

1 июля 2018 года принес несколько значимых изменений в российское законодательство и одним из них стало изменение в порядке заверения документов.
Теперь копии документов для внутреннего пользования компании заверяются иначе, чем для сторонних запросов.
Для внутреннего пользования ставится надпись «Верно», должность, подпись и расшифровка подписи того, кто заверил копию; дата.
Для внешнего пользования указывается место хранения оригинала, № и год дела, в котором хранится оригинал, подпись, печать или штамп организации.
Документы для Налоговой службы должны быть соответствовать следующим требованиям:
— надпись «Верно»
— количество листов в подшивке (не более 150) цифрами и прописью.
— должность, ФИО, подпись того, кто заверил и дата.

Интересно почитать:  Бланк искового заявления о расторжении брака и взыскании алиментов скачать

Частенько нам нужны копии документов с места работы. Например, та же трудовая книжка. В связи с изменениями в правилах заверения копий, будьте внимательны и проверяйте — верно ли все сделано, дабы не ходить по несколько раз. На первый взгляд мало что изменилось, но надо быть внимательным в проверке пункта, в котором указано где храниться ваш оригинал ( это и есть нововведения по ГОСТу)
И так, в вашей копии обязательно должны быть пункты:
— надпись на копии » Верно».
— должность, подпись и расшифровка ответственного лица или руководителя.
— дата, когда заверено.
— место хранения оригинала.
( при внутреннем пользовании последний пункт может и не указываться).

Что изменилось в оформлении копии трудовых книжек с

К сведению:
1. В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» применение национального стандарта (в т.ч. ГОСТ-2016) является добровольным.
2. Требования, аналогичные ГОСТ-2016, содержит приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Обоснование вывода:
Пунктами 3.1.23-3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) предусмотрено, что копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной считается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Требования к порядку заверения копий документов утверждены п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ)*(1). В соответствии с этой нормой государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Пункт 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ — 2016) и вступившего в силу с 1 июля 2018 года, определяет правила проставления заверительной надписи на копиях документов: отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). При этом нововведением является требование к реквизиту «отметка о заверении копии» при заверении копии документа, предоставляемого в другую организацию. Так, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N. за . год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «М.П.» («Место печати») (п. 5.24 ГОСТа -2016).
Следует отметить, что Указ устанавливает порядок выдачи копий документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций, а ГОСТ-2016 содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов, но трудовая книжка к таковым документам не относится. Так согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Однако, учитывая отсутствие специального порядка заверения копий трудовых книжек, полагаем, что работодатель может заверять их в том же порядке, какой предусмотрен Указом и ГОСТ-2016 (требования которых практически идентичны).
Поскольку ни Указ, ни ГОСТ-2016 не указывают, каким образом должна заверяться копия документа, состоящего из нескольких листов, то целесообразно воспользоваться разъяснениями, данными в письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142.

Интересно почитать:  Обращение по трудовым спорам в суд

Как правильно заверить документы? Право заверять копии документов

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

Как заверять документы с 1 июля 2018

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
  • отметка об электронной подписи.

Новый порядок заверения копий документов с 1 июля 2018 года

Это очень важно, так как при потребности копии трудовой книжки сотрудник с момента нововведений обязан написать соответствующее заявление на имя руководителя, дабы ему разрешили это сделать. При этом можно не указывать причину получения копии. Зачастую она нужна в банк или органы соц защиты. Требовать указать точную причину при взятии копии никто не имеет права.

С того момента, как было написано заявление-прошение, выдача копии документа должна быть осуществлена не более чем через 3 дня. Данный срок зафиксирован на законодательном уровне. Если работодатель проигнорирует и не выполнит в вышеуказанный срок выдачи, ему грозит наказание в виде штрафа до 500 рублей.

Отмена круглых печатей — что изменилось в работе юриста, кадровика и бухгалтера

Налогоплательщик обязан подать в инспекцию декларацию по форме, утвержденной ФНС России по согласованию с Минфином России. В случае когда организация представляет отчетность на бумажном носителе, необходимо ставить печать. Такое правило содержится в утвержденных налоговым ведомством указаниях по заполнению форм деклараций (например, отчетности по налогу на прибыль или налогу на имущество организаций). Следует иметь в виду, что сейчас отсутствие печати на подаваемой организацией декларации является одним из оснований для того, чтобы инспекция отказалась ее принимать.

Возникшая коллизия с юридической точки зрения разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не должны применяться. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления официальных разъяснений или внесения изменений в упомянутые Указания ставить печать на формах первичной учетной документации при совершении операций с помощью ККТ, если такая печать необходима. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1).

Ссылка на основную публикацию