Табеля или табели учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени

Вариант №1
В форме № Т-13 верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

Для этого работодатели могут воспользоваться одной из утвержденных унифицированных форм:

  1. форма № Т-12 — может использоваться в случае, если организация совместно ведет учет рабочего времени и расчет с персоналом по оплате труда. При этом, допускается использование формы без заполнения второго раздела, связанного с расчетом оплаты труда.
  2. форма № Т-13 — применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки данной формы с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе Табеля по форме № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.

Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

Кто подписывает табель учета рабочего времени

Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2021 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2021 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2021 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2021), формы до сих пор применяются:

Однако необходимо помнить: с 01.01.2021 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2021 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Табель учета рабочего времени — форма Т-12, Т-13

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2021, для гражданско-правовых договоров — 2021, для отпуска и компенсации – 2021, для больничных листов — 2300 и т. д.

Как вести табель учета рабочего времени

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

При составлении необходимо руководствоваться по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2021 № 1 (далее – Указания). При этом используются специальные обозначения. Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Табель учета

Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и других документах. Наряду с этим проводятся в необходимых случаях фотографии рабочего дня, хронометражные наблюдения и другие единовременные обследования. Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня осуществляют руководители структурных подразделений (отделов, цехов и пр.), на которых этот контроль возложен в соответствии с положениями о подразделениях или должностными инструкциями.
Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

  • за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех неявившихся и опоздавших;
  • за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;
  • за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
  • фактически отработанного времени работниками, времени простоя и других форм неполного использования рабочего времени
Интересно почитать:  Считается ли зарплатная карта недвижимым имущестовм должника

Контроль за своевременной явкой работников на работу и уходом с нее организуется при помощи различных систем:

  • карточной — с помощью контрольных часов;
  • жетонной — с применением табельных жетонов или марок;
  • пропускной — посредством сдачи работниками и выдачи им пропусков;
  • рапортно-ведомственной — с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров;
  • с помощью контрольно-пропускных устройств (проксимити-карт) и др.

В организациях могут использовать комбинированные системы учета прихода и ухода работников в зависимости от условий работы.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется по предприятию в целом или в разрезе структурных подразделений и осуществляется путем проставления отметок в табелях явившихся, неявившихся, опоздания, сверхурочных часов, времени простоев и т. д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, времени сверхурочных работ, времени простоев и т. д.). В отдельных организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется, исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации.
На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены), рабочий день может быть разделен на части с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Такое разделение производится работодателем на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Сверхурочные работы могут производиться в порядке, установленном действующим трудовым законодательством. Для учета часов сверхурочной работы используются документы, оформленные в надлежащем порядке на производство таких работ, с указанием в них отработанного времени и других данных, необходимых для определения доплат за эти часы работы. Учет времени простоев рабочих осуществляется на основе соответствующих документов.
Учет времени работников, находившихся во всех видах отпусков, в период временной нетрудоспособности, на выполнении государственных и общественных обязанностей, в командировках, на перерывах, засчитываемых в рабочее время (для кормления ребенка, для работающих на открытом воздухе в холодное время года и др.), и в других случаях осуществляется в табеле на основании приказов (распоряжений), листков нетрудоспособности, командировочных удостоверений и других документов. Учет выходных дней (дней еженедельного отдыха) и праздничных (нерабочих) дней осуществляется в табелях в соответствии с графиком и режимом работы данного предприятия.
На предприятиях ведутся табели учета использования рабочего времени по унифицированным формам № Т-12 или Т-13, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2021 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля прибытия на работу. Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того чтобы:
ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда; получать данные об отработанном времени;
рассчитывать зарплату; составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации или путем регистрации отклонений (неявок, опозданий, болезни, отпуска).
Отметки о неявках делаются на основании соответствующих документов. За каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). В графах 4, 5 и 6 табеля каждому дню месяца соответствуют две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней строке записывается количество часов по ним. Условные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены на титульном листе формы № Т-12 Обозначения, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13.
УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ КОД буквенный цифровой Продолжительность работы в дневное время Я 01 Продолжительность работы в ночное время Н 02 Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РП 03 Продолжительность сверхурочной работы С 04 Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05 Служебная командировка К 06 Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10 Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11 Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12 Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13 Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15 Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО 16 Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации 03 17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18 Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19 Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20 Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21 Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ 22 Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23 Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24 Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25 Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26 Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27 Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы НВ 28 Забастовки (при условии и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29 Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30 Время простоя по вине работодателя РП 31 Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32 Время простоя по вине работника ВП 33 Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой'(пособием) в соответствии с законодательством НО 34 Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35 Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36

Интересно почитать:  Выплатить Премию С Учетом Районного Коэффициента

* Рабочее время
Продолжительность и режим рабочего времени
* Ненормированный рабочий день
* Сверхурочная работа
* Работа в ночное время
* Сменная работа
* Неполное рабочее время
* Рабочее время женщин и лиц с семейными обязанностями
* Работа вахтовым методом
* Гибкий график работы
* Время отдыха
* Работа в выходные и праздничные дни
Табель учета рабочего времени
* Отгул или прогул? Тонкости оформления

Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

В зависимости от потребностей предприятия бланк табеля может быть усовершенствован, в том числе введены дополнительные графы, структурирован учёт. А тазу разработать собственные условные сокращения. Это актуально для предприятий, где ведётся посменная работа день/ночь, или сотрудники регулярно находясь в командировках.

  1. Учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций. Эта информация необходима для бухгалтеров и расчета объёма заработной платы.
  2. Данные табеля будут интересны для представителей налоговых организаций. Если, к примеру, сотрудниками ведомства в рамках проверки было выявлено, что заработная плата сотруднику назначается за дни прогула, это станет поводом для разбирательства. Так как подобная практика ведёт к фиктивному росту расходов предприятия, а вместе с тем, к снижению размера налогооблагаемой базы. Фирму могут обвинить в нарушении правовых норм и обязать заплатить штраф, равный до 40% от скрытой суммы. А также заставить выплатить государству сумму удержанного налога плюс пени.
  3. Ведения формы Т12 может быть интересно ФСС. Данные, указанные в бланке являются основанием для расчета размеров пособий.
  4. Также информация табеля является основанием для защиты интересов сотрудника в суде и в трудовой инспекции. Если факт нарушения прав работника будет подтверждён, то фирму ждёт крупный жираф, а за повторное нарушение постановление деятельности.
  5. Контроль за соблюдением распорядка в фирме и разработка статистики. В том числе отчета по форме П-4.

Ведение табеля учета рабочего времени работников в организациях

Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.

Как заполнять табель учета рабочего времени

В соответствии с Российским законодательством табель учета рабочего времени является полноценным документом, в соответствии с которым работодатель имеет полное право уволить сотрудника регулярно отсутствующего на своем рабочем месте. Также данный документ является доказательством в суде при возникновении трудовых споров.

Табель учета рабочего времени является важной составляющей контроля рабочего процесса на каждом предприятии. Любой работодатель стремится к контролю над своими сотрудниками. Также в соответствии с информацией о посещении своих рабочих мест сотрудниками, занесенной в табель, работодатели осуществляют начисление заработной платы персоналу предприятия.

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Ведение табеля учета рабочего времени

В свою очередь рабочим считается время, в течение которого работник, в соответствии с актами работодателя и условиями трудового договора, выполняет трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законодательством отнесены к рабочему времени (пп. 47) п. 1 ст. 1 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2021 года № 414-V (с изменениями и дополнениями от 16.04.2021) (далее – ТК РК).

Многие кадровые специалисты жалуются на то, что в казахстанском законодательстве, кроме необходимости вести учёт рабочего времени, определённого ст. 79 ТК РК, нет установленного образца документа для негосударственных организаций, где бы этот учёт фиксировался.

Ссылка на основную публикацию