Учет гсм в бухгалтерии бюджетной организации

Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2021 году

Дебит Кредит Операция Документ 60.2 51 Перечисление поставщику оплаты за ГСМ Выписка из банка 10.3 60.1 Принятие к учету ГСМ Договор о поставке,
товарная накладная,
отчет 19 60.1 Учтен НДС Счет фактура 68 19 Вычет НДС Счет фактура
Книга закупок 60.1 60.2 Учет предоплаты Бухгалтерская справка 20, 26, 44 10.3 Списание приобретения топлива, используемого по карте Бухгалтерская справа

Дебит Кредит Хозяйственная операция 60 51 Перечисление средств за изготовление карт 10 60 Отображение карты в составе товарно-материальных ценностей 19 60 Учет НДС 68 19 Принятие к вычету НДС 20, 26, 44 10 Списание стоимости карты на расходы

ВДГБ: Учет автотранспорта и ГСМ в бюджетном учреждении (для 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8)

Возможен стандартный бухгалтерский и налоговый учет без необходимости совершать обмен и выгрузки между модулями ГСМ и автотранспорта и бухгалтерии за счет интеграции с программой «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8»: Ведение учета для нескольких учреждений в единой информационной базе Ведение обособленного учета по видам средств Стандартная методология бюджетного учета Учет санкционирования расходов Учет операций доведения бюджетных данных и кассового исполнения Учет наличных денежных средств Учет нефинансовых активов

является дополнением к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предназначен для автоматизации участка учета горюче-смазочных материалов и транспортных средств в бюджетных учреждениях документооборота на автотранспортных предприятиях и в транспортных подразделениях с любым количеством транспортных средств

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. *(1) Форма Путевого листа приказом Минфина России от 30.03.2021 N 52н не утверждена. Учреждение вправе применять прежние формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2021 N 152.

Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности». Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТСапетина Ирина Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТМиллиард Мария 1 июня 2021 г.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2021 году: проводки

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → «Акцизы на бензин»

Операция Сумма (руб.) ДЕБЕТ КРЕДИТ Выдана предоплата топливной компании за бензин 11 800 (за 1 тыс. л.) 60-2 51 Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка) 118 60-1 51 Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ) — 10-3 60 Учтен НДС (по счету-фактуре) 18 19 60 НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок) 18 68 19 На последний день месяца Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС) 9900 (990 л * (11,8 — 1,8)) 10-3 60-1 Учтен НДС от затрат на бензин 1782 19 60-1 Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика) 11682 60-1 60-2 Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре) 1782 68 19 Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу) 9700 20 (23, 26, 29, 44) 10-3

Бюджетный учет ГСМ

Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Талоны на получение топлива выдаются водителям по предъявлении ими путевого листа, на котором лицом, уполномоченным руководителем, в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию. Получение (заправка) ГСМ подтверждается счетом-фактурой и накладной.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета).

Учет ГСМ в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8»

• формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
• формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
• расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2021 № АМ-23-р;
• расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
• формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
• списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
• сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
• формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
• контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
• сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.

• данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) — в справочнике Сотрудники;
• данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) — на закладке Для транспортных средствзакладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА;
• данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках — группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование.

Учет гсм в бухгалтерии бюджетной организации

Возможен стандартный бухгалтерский и налоговый учет без необходимости совершать обмен и выгрузки между модулями ГСМ и автотранспорта и бухгалтерии за счет интеграции с программой «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8»: Ведение учета для нескольких учреждений в единой информационной базе Ведение обособленного учета по видам средств Стандартная методология бюджетного учета Учет санкционирования расходов Учет операций доведения бюджетных данных и кассового исполнения Учет наличных денежных средств Учет нефинансовых активов

При приобретении ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях учреждению следует учитывать, что право на получение денежных средств под отчет, срок составления авансовых отчетов должны быть утверждены приказом руководителя и отражены в учетной политике. Наличные деньги на приобретение ГСМ должны выдаваться под отчет в размере, обусловленном производственной необходимостью учреждения. Обычно в спортивных учреждениях денежные средства на приобретение выдаются под отчет в начале месяца на срок неделю или месяц. Соответственно, по истечении этого срока водитель представляет авансовый отчет с приложенными к нему чеками и путевые листы в бухгалтерию. ГСМ приходуется и списывается на основании этих документов.

Бюджетные учреждения: учет ГСМ

В бюджетных учреждениях на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д. В зависимости от направлений их использования (транспортное обеспечение, отопление, работа производственных механизмов) учреждение должно вести раздельный учет.
Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Состав затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина России от 30 декабря 2021 г. N 148н, далее — Инструкция). Фактическая себестоимость приобретенных ГСМ формируется непосредственно на счете 010503000.
Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую себестоимость только в случаях, если они оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности и используются в деятельности, подлежащей налогообложению. Если материалы приобретены за счет средств от предпринимательской деятельности, но использованы в не облагаемой НДС или в основной деятельности бюджетного учреждения, суммы НДС подлежат включению в фактическую себестоимость приобретенных материальных запасов.
В состав расходов учреждения по заготовке ГСМ также, в частности, включаются следующие расходы:
— по доставке ГСМ;
— по содержанию заготовительно-складского подразделения, если ГСМ приобретаются за счет доходов от предпринимательской деятельности;
— за услуги транспорта по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором.
Однако при формировании фактической себестоимости поступивших в учреждение бензина и дизтоплива учитывается, как правило, только договорная цена приобретенных ГСМ.
Бюджетный учет автомобильного бензина и дизельного топлива имеет ряд особенностей, связанных с большими объемами закупок ГСМ, в том числе по безналичному расчету, за наличный расчет, а также использованием топливных карт.
ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм — на счет учета расходов (при осуществлении предпринимательской деятельности — на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм — на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников.
Обратите внимание: при списании топлива не важно, каким образом оно было оплачено.

По бензину, да и любому ГСМ, нужно вести карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а учет операций по поступлению, выбытию, перемещению отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Списание подтверждается обычным путевым листом.
Для всех видов топлива применяется путевой лист (п. 62 Инструкции).
Причем для каждого вида автотранспорта учет ведется по отдельным путевым листам:
— 0340002 «Путевой лист строительной машины»;
— 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
— 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
— 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
— 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
— 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Не возбраняется разработка собственных форм путевых листов. Однако в данном случае документ должен содержать Обязательные реквизиты, которые утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2021 г. N 152 (Письмо Минфина России от 25 августа 2021 г. N 03-03-06/2/161).
Контроль над топливными расходами ведется следующим образом. Поставщик с определенной договором периодичностью представляет отчет об отпущенном количестве топлива, указывая его вид, наименование покупателя, время и другую необходимую информацию. В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт. В конце месяца предприятие проводит сверку представленных данных и при их совпадении и соблюдении норм расходов списывает ГСМ.

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях

Кассовый чек представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива.

Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Порядок оформления операций по учету ГСМ в «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана»

В реквизите «Основной водитель» указывается водитель, обычно управляющий данным транспортным средством. Указанное значение, используется для заполнения графы «Основной водитель» в отчете «Ведомость движения ГСМ», а также для автоматического заполнения водителя при выборе транспортного средства в документе «Путевой лист».

Если правильно заданы все необходимые показатели для расчета норм расхода ГСМ, то колонки «Расход по норме» и «Количество к списанию» будут рассчитаны и заполнены автоматически. По нажатию кнопки «ОК» форма будет закрыта и данные будут перенесены в табличную часть «Расход ГСМ» путевого листа. Таким образом, будет автоматически рассчитано количество ГСМ к списанию. Количество по норме и количество к списанию может быть откорректировано пользователем вручную.

Учет расходов на ГСМ в бюджетных организациях

Документальное подтверждение расходов на ГСМ
Для подтверждения факта приобретения ГСМ необходимы утвержденный авансовый отчет и кассовые чеки, а также путевые листы. При отнесении ГСМ на расходы следует обратить особое внимание на наличие и оформление путевых листов, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
В соответствии с п. 3 Инструкции № 70н[2] все операции, проводимые бюджетными учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в Приложении № 2 к инструкции. Это приложение содержит Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) «Унифицированная система первичной учетной документации», в котором приведены формы путевых листов для различных видов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78[3] .
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более суток (одной смены). В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.
Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделить его оборотной стороне. На практике в графах «Место отправления», «Место назначения» встречается такая формулировка, как «работа по городу». Во избежание споров с контролирующими органами надо указывать конкретное место: город, населенный пункт, район, улица и пр.
Могут возникнуть ситуации, когда бензин списывается по путевым листам, дата которых приходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с нормами ТК РФ работа в выходной день допускается. Однако следует иметь в виду, что привлечь водителя к работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных ст. 113 ТК РФ, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя. В случаях, не предусмотренных указанной статьей, — с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников[4] . При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организации работа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицирована проверяющими органами как незаконное расходование средств.

Налоговый учет
Затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются в составе расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В общей части Руководящего документа говорится о том, что нормы используются при расчете нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Однако в соответствии с гл. 25 НК РФ расходы на содержание служебного автотранспорта не относятся к нормируемым расходам, за исключением расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Не стоит забывать, что, признавая расходы, нужно соблюдать три критерия, установленные ст. 252 НК РФ, среди которых главным является экономическая обоснованность расходов. Если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов вопросы.
Дата утверждения авансового отчета будет датой признания расходов на ГСМ в целях налогообложения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но следует помнить, что доходы могут быть уменьшены только на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), а сам по себе факт приобретения ГСМ не означает, что расходы произведены. Приобретенный бензин должен быть израсходован. Документом, который подтверждает факт и дату расхода горючего, а также производственную направленность такого расхода, является путевой лист. Поэтому правильное оформление путевого листа важно и для списания бензина в целях налогообложения.