Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2021

Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2021

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021 Около четверти респондентов уверены, что такой важный документ, как трудовой договор, должен быть оформлен на бумаге. Те, кто готов заключать электронные договоры, хочет оформлять документ либо исключительно в государственной информационной системе (таких большинство), либо в системе работодателя. Особенности кадрового делопроизводства Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию: Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам.

Кадровое делопроизводство 2021

От обычного бумажного листа электронный больничный отличается тем, что теперь вся необходимая информация вносится в виртуальную базу данных на компьютере. Врач входит в виртуальный кабинет и электронную карту больного, работает с больничным, а далее, при закрытии документа, проставляет галочки согласно инструкции и подписывает листок цифровой подписью.

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

Особенности кадрового делопроизводства

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. Состав кадровой документации предприятия

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Семинар Кадровое делопроизводство 2021: практика решения сложных кадровых вопросов

• кто может подписывать трудовые договоры, дополнительные соглашения и приказы по личному составу;
• возложение обязанностей: оформить доверенность или издать приказ;
• новые правила подписания документов при замене подписи и заверения копий документов;
• какие копии кадровых документов можно и нельзя хранить в личном деле работника.

• обязателен ли для работодателей новый государственный стандарт с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов;
• последствия неприменения стандарта: могут ли оштрафовать, признать документ недействительным при проверке или в суде;
• юридическая значимость кадрового документа, придание документам юридической силы.

Кадровое делопроизводство 2021

Некоторые кадровые документы для ИП в 2021 г. больше не являются обязательными. Такое новшество предусмотрено Законом от 03.07.2021 г. № 348-ФЗ. Согласно его положениям, от необходимости вести кадровый учет освобождаются так называемые микропредприятия. В эту категорию могут входить как ИП, так и юридические лица. Критериями отнесения именно к микропредприятиям зако называет следующие признаки:

Для того, чтобы понять, какие документы по кадровому делопроизводству должны быть в организации, проанализируем трудовое законодательство и представим получившийся результат в виде таблицы. Для большинства из них существуют унифицированные формы, разработанные и утвержденные Госкомстатом. Их применение не является обязательным, но существенно облегает работу сотрудников кадровых служб.

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2021 году

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2021 № 853.

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2021 № 115).

Основные документы кадрового делопроизводства

В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.

Основные документы кадрового делопроизводства – это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.

Документы предприятия службы

Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)
• Положение о персонале.
• Положение о подборе и отборе персонала.
• Положение об адаптации персонала.
• Положение об управлении карьерой.
• Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.
• Положение о комиссии по трудовым спорам.
• Положение об аттестации (оценке) персонала.
• График проведения аттестации.
• Представление на аттестацию.
• Аттестационный лист.
• Положение о структурном подразделении.
• Должностная инструкция.
• План работы кадровой службы.
• План (прогноз) потребности в кадрах.
• Программа развития персонала.
• Кадровый резерв.
• Замещение штатного расписания.
Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства
• Номенклатура дел.
• Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.
• Табель форм документов по работе с персоналом.
• Альбом форм документов по работе с персоналом.
• График документооборота кадровой службы.
Журналы и книги учета
• Книга учета персонала.
• Книга учета переводов персонала.
• Журнал регистрации трудовых договоров.
• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
• Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска.
• Журнал регистрации приказов о командировках работников.
• Журнал регистрации командировочных удостоверений.
• Журнал регистрации служебных заданий.
• Книга учета личных дел.
• Книга учета личных карточек.
• Журнал регистрации локальных нормативных актов.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.
• Журнал выдачи справок по личному составу.
• Журнал учета больничных листов.
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
• Книга регистрации протоколов.
• Книга регистрации актов.
• Книга учета входящих документов.
• Книга учета исходящих документов.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений
Документы — основания к приказам по личному составу:
• Трудовой договор.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
• Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
• Письмо о переводе.
• Заявление.
• Докладная записка.
• Объяснительная записка.
• Протокол.
• Представления:
а) представление о переводе;
б) представление о поощрении;
в) представление об увольнении.
Акты:
• Акт об отсутствии на рабочем месте.
• Акт о появлении работника на рабочем месте в нетрезвом состоянии.
• Акт об отказе дать объяснения.
• Акт об отказе в ознакомлении с приказом.
• Акт об отказе получения трудовой книжки.
Приказы по личному составу
Унифицированные формы:
• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1).
• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).
• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Ns T-5).
• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).
• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8).
• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а).
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).
• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).
• Командировочное удостоверение работника.
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т-11а).
Приказы, имеющие произвольную форму:
• О назначении ответственных лиц за получение, хранение, выдачу и учет трудовых книжек и бланков.
• О назначении ответственных лиц за хранение и использование печати.
• О назначении ответственных лиц, работающих с Управлением Пенсионного фонда России.
• О применении дисциплинарных взысканий.
• О снятии дисциплинарных взысканий.
• Об изменении анкетно — биографических данных.
• Об установлении профессии.
• О присвоении разряда.
• О совмещении профессий (должностей).
• Об установлении надбавки.
• О замещении временно отсутствующего работника.
• О дежурстве.
• О привлечении к сверхурочным работам.
• Об изменении режима работы.
• Об отстранении от работы.
• Об объявлении простоя.
• О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью.
Первичные учетные документы
• Личная карточка работника (форма № Т-2).
• Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).
• Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12).
• Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).
• Расчетно-платежная ведомость (форма №.Т-49).
• Расчетная ведомость (форма № Т-51).
• Платежная ведомость (форма № Т-53).
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
• Лицевой счет (форма № Т-54).
• Лицевой счет СВТ (форма № Т-54а).
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60).
• Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61).
• Акт о приеме работ (форма № Т-73).
Личные документы
• Трудовая книжка.
• Документы личного дела:
• а) личный листок по учету кадров;
• б) анкета поступающего на работу;
• в) дополнение к личному листку по учету кадров;
• г) копии документов об образовании;
• д) автобиография;
• е) характеристика;
• ж) рекомендательное письмо;
• и) результаты аттестации;
• к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• л) копия ИНН.
Информационно-справочные документы
• Извещения и направления:
• а) извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска;
• б) направление на периодический медицинский осмотр.
Уведомления:
а) уведомление о сокращении штата;
б) уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;
в) уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;
г) уведомление о получении трудовой книжки.
Справки с места работы.
Документы воинского учета

Документы, обязательные для всех организаций
• Штатное расписание.
• Положение об оплате труда.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• График отпусков.
• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:
а) Положение о защите персональных данных работников;
6) Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Документы, создаваемые с учетом специфики организации
• Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании.
• График сменности.
• Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск.
• Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск.
• Положение о нормировании труда.
• Положение о нормах выработки.
• Нормы труда.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2021 году

С 1 июля 2021 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2021 № 86-ФЗ, начала действовать новая форма листа нетрудоспособности. Фактически в России стал на законных основаниях функционировать электронный больничный, этот документ обрел такой же юридический статус, как и бумажный листок нетрудоспособности.

По словам главы Сбербанка Германа Грефа, учитывая определенные сложности, нужно либо отказаться от цифровой подписи как от обязательного условия, либо сделать ее дешевле. В лююбом случае введение электронных трудовых книжек будет иметь заметный экономический эффект ведь только заполнение трудовых книжек отнимает у кадровиков сотни тысяч часов, отмечает Герман Греф. Кроме того, обычная книжка неудобна в использовании и для работника. Особенно сложности возникают в случае утери этого документа. Электронный формат позволит многие проблемы минимизировать.

Ежегодный практический форум — Российский кадровик: готовимся к изменениям в кадровом делопроизводстве в 2021 году

С 1 июля 2021 начал действовать новый стандарт оформления документов – ГОСТ Р 7.0.97-2021 (приказ Росстандарта от 08.12.2021 № 2021-ст). К 2021 году необходимо провести реформу КДП в соответствии с требованиями внедряемых профессиональных стандартов. В 2021-2021 годах Роструд вводит новые проверочные листы.

3. Новый профстандарт как основание для изменения обязанностей работника. Алгоритм приведения должностных обязанностей работника в соответствие с формулировками профстандарта. Юридически обоснованные действия работодателя в случае несогласия работника с такими изменениями.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

• способы и приемы безопасного выполнения работ, использования технологического оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов, приспособлений и инструментов;
• требования безопасного обращения с исходными материалами (сырье, заготовки, полуфабрикаты);

• указания по безопасному содержанию рабочего места;
• перечень действий, направленных на предотвращение аварийных ситуаций;
• требования, предъявляемые к использованию средств индивидуальной защиты сотрудников.

Инструкции для сотрудников разрабатываются на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции, а при ее отсутствии – на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в технической документации организации – изготовителя оборудования, с учетом конкретных условий работы у данного работодателя. Такие требования установлены в пунктах 5.1, 5.3 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2021 г. № 80.