Содержание
- 1 Согласование и регистрация приказов
- 2 Журнал регистрации приказов в электронном виде
- 3 Электронный журнал регистрации: проектируем, создаем и грамотно заполняем
- 4 Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)
- 5 Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
- 6 Правила ведения журнала регистрации отпусков пример журнала
- 7 Ведение кадровых журналов
- 8 Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу
- 9 Журнал регистрации приказов в электронном виде
- 10 Вы здесь
- 11 Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2021 году
- 12 Как правильно вести журнал регистрации приказов
Согласование и регистрация приказов
Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Журнал регистрации приказов в электронном виде
Журнал регистрации приказов по предприятию — можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:
№ Дата О чем Содержание Примечание
N.B. Приказы ВСЕ заполняются на бумажных носителях со всеми подписями в правильные сроки. А сам Журнал приказов ведется в Excel — файле, очень удобная для меня форма со множеством дополнительных граф (назначение приказа — прием-увольнение-перевод и пр., табельный номер, номер Трудового договора . и потрясающе нужной функцией автофилтьра — нажмешь прием — выдаст все приказы на прием по по рядку — и я сразу вижу всю историю приема в текущем году (хотя можно и больше период выбрать), также и все другие изменения, а можно отбирать по дате составления приказа, фамилии сотрудника и пр. и пр.)
Электронный журнал регистрации: проектируем, создаем и грамотно заполняем
Сохраните электронные документы в неизменяемом формате. Чтобы защитить от изменений, их достаточно сохранить в неизменяемом формате. Журналы в СЭД предварительно выгружают из системы. Самый распространенный способ сохранить электронные журналы и книги учета – перевести их в формат PDF. Также можно воспользоваться функцией защиты от изменений в Excel или в другом табличном редакторе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.
Регистрироваться должны все документы, которые создаются в организации и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах – журналах регистрации. Каждый год их начинают вести заново с № 1. Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года. Почему их не закрывают в конце декабря? Для этого нужно время. А бумаги для регистрации могут принести вам за пять минут до конца рабочего дня и даже 31 декабря, если это рабочий день.
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)
Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526.
ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.
Правила ведения журнала регистрации отпусков пример журнала
Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Ведение кадровых журналов
п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.
Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу
Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.
При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.
Журнал регистрации приказов в электронном виде
При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.
- порядковый номер, который затем будет присваиваться приказу, прошедшему регистрацию;
- дата регистрации, которая собственно и будет являться датой издания приказа;
- вид приказа, то есть прием, перевод, увольнение;
- данные о работнике (Ф.И.О., должность);
- основания для издания приказа (рапорт, заявление, акт, и другие документы).
Вы здесь
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
- Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
- Номер приказа и его дата издания.
- Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
- ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
- Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
- Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2021 году
- есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
- есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
- есть ли заголовок и текст, подпись;
- есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.
Сведения о сотруднике Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения Поэтому журнал прошивают Отражение ФИО должно быть полным, А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу Порядок индексации разрабатывается в компании —
Как правильно вести журнал регистрации приказов
- О назначении директора.
- Об образовании подразделения компании.
- О введении в действие разработанного штатного расписания.
- О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
- Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
- Об учреждении правил трудового распорядка.
- О сокращении 1 или нескольких работников.
- О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
- Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
- Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
- Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
- Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
- Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
- В графе «срок хранения» указывают «постоянно».