Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего

Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

  • организационно-правовая форма и название компании;
  • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
  • продолжительность периода хранения.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Журнал учета приказов по основной деятельности

Главные положения журнала регистрации приказов основной деятельности
Распоряжения по основной деятельности, которые издаются в организации, нужно регистрировать отдельно от любых приказов других разновидностей. Во многих организациях на разных этапах оформления документов часто возникает вопрос, какие именно позиции имеют отношение к основной деятельности или могут быть предметами регулирования приказами. Обозначить однозначно такие позиции не получится, однако можно вывести основные положения журнала регистрации приказов ( или распоряжений) основной деятельности:
— при утверждении структуры самой организации или ее изменении;
— при утверждении или изменении инструкций, регламентов и других нормативных актов организаций;
— при изменении численности штата или штатных расписаний;
— при создании новых структурных подразделений;
— в периоды планирования деятельности;
— во время проведения аттестации персонала;
— при финансировании деятельности;
— в качестве материально-технического обеспечения;
— в качестве документационного и информационного обеспечения.
Вообще приказы по основной деятельности определяются организационно-правовыми формами организации, спецификой ее деятельности и другими особенностями. Все приказы и распоряжения, которые относятся к распорядительным документам по основной деятельности, формируют под одним делом со сроком хранения «постоянно». Формирование нескольких дел по одной тематике нежелательно. Поступившим на протяжении календарного года приказам присваивают регистрационные номера.

Интересно почитать:  Табель учета рабочего времени на сентябрь 2021

Журнал учета приказов по основной деятельности
Приказы руководителя организации по основной деятельности регистрируются в секретариате, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в журнале регистрации приказов.
Приказы руководителя по личному составу регистрируются в кадровой службе. Им присваиваются порядковые номера в пределах года.
Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в секретариате, подлинники приказов по личному составу — в кадровой службе.
Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием «Инструкции по ведению журнала (карточек) учета Приказов по основной деятельности».

НОВАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ отдела кадров

Я сейчас собираюсь сделать такие:
1) №п/п (номер записи)
2) должность, фио дица, вносящего запись (регистрирующего приказ)
3) номер приказа
4) дата приказа
5) краткое содержание приказа (о чем, заголовок)
Но встречаю в инете формы журналов, в которых есть также такие графы:
— кем подписан приказ
— исполнитель
— куда передан приказ
— расписка в получении (подпись, дата)
— отметка об исполнении и направлении в дело.
Скажите, пожалуйст, они точно обязательны?
Какие графы есть в Ваших журналах регистрации приказов по личному составу и по основной деятельности?

Устраиваюсь работать в только что открывающуюся фирму.
Бухгалтером.
Кадровика здесь не будет. Кадровую работу отдают мне. А я в ней не специалист.
Хотелось бы, чтоб и кадры были в порядке с самого начала.
Уважаемые кадровики, проконсультируйте, пожалуйста!
Вопрос по журналам регистрации приказов.
Я делаю только 2 журнала регистрации приказов:
— по личному составу
— по основной деятельности.
Правильно? Это достаточно?
Не вижу смысла заводить отдельные журналы на приказы по приему, по увольнениям, по переводам, командировкам и т.д.
Потому что приказов у нас будет мало. Фирма небольшая.
Или журналов регистрации приказов по личному составу обязательно должно быть 2 — по разным срокам хранения?
Какие графы в журнале регистрации приказов делать обязательно?
(я собираюсь распечатать, обернуть и прошить их сама, не покупая типографские журналы, потому что тут по близости нигде они не продаются . и мне так удобней, да и директор порадуется экономии).
Посмотрела в интернете — у всех по разному. Почему? Нет утвержденных форм? А рекомендованные формы таких журналов существуют?
Какие там графы?

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О. » от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

  • О приеме на работу;
  • О прекращении действия трудового договора;
  • О переводе на другую работу;
  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.

    Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

    Как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу

    Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.

    Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.

    Интересно почитать:  Получение Выписки Из Егрн Через Интернет Бесплатно

    Согласование и регистрация приказов

    База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

    Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
    • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
    • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
    • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

    Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

    Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Наименование журнала
    (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2021 г. № 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2021 г. № 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69 Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации 75 лет Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Не предусмотрена Произвольная Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ 5 лет Журнал регистрации трудовых договоров Не предусмотрена Произвольная Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах 75 лет Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля Предусмотрена Законом от 26 декабря 2021 г. № 294-ФЗ Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2021 г. № 141 Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц 5 лет Журнал регистрации приказов по основной деятельности Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания Постоянно Журнал регистрации приказов по личному составу Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации 75 лет Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2021 г. № 653 Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2021 г. № 73 Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве Постоянно Журнал регистрации приказов на отпуск Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков 5 лет Журнал учета поощрений работников Не предусмотрена Произвольная Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации 75 лет Журнал учета дисциплинарных взысканий работников Не предусмотрена Произвольная Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению 75 лет Журнал регистрации приказов об увольнении Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников 75 лет Журнал регистрации листков нетрудоспособности Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих 5 лет Журнал учета работников, выбывающих в командировки Не предусмотрена

    Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2021 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2021 г. № 69.

  • Ссылка на основную публикацию