Как правильно сшить документы с описью

Подшивка документов

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами — в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Как правильно сшивать документы

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Как правильно сшивать документы

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2021;
2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Как правильно сшить документы

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.

Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

Как правильно прошивать и заверять документы

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить их налоговикам

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении?
А. Согласно ГОСТу, заверение копии документа проводится следующим образом. Если документ, с которого снята копия, заканчивается подписью, то непосредственно после подписи, а если таковой нет, то после текста, ставится штамп или делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, которое полномочно заверить копию, проставляется его подпись и приводится ее расшифровка. Также следует указать дату заверения.

Q. Нужно ли сопроводительное письмо?
А. Подобного требования налоговое законодательство не содержит. На практике же рекомендуется объединить сопроводительное письмо и опись документов, чтобы иметь возможность не только отследить повторные требования инспекторов, но и при необходимости оперативно извлекать информацию о том, когда именно и в связи с чем подобные документы представлялись в ИФНС и в какую именно. Образец подобного документа приведен ниже.

Как правильно сшить документы с описью

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Samsung i9250 инструкция
Новейший флагман от Google и Samsung — Samsung Galaxy Nexus, одним из первых получил первые бета версии долгожданной кастомной прошивки Cyanogen Mod 9, которая сочетает в себе традиционно высочайшее качество, скорость и стабильность Cyanogen Mod и Android 4 Ice Cream Sandwich!

Правильное сшивание документов

• Если среди документов, которые сшиваются, присутствуют письма, то номер проставляется сначала на конверте письма, а затем каждый листочек самого письма, вложенного в этот конверт, нумеруется;
• Если документ обладает большим объемом листов, то его следует разбить на тома, каждый из которых необходимо прошить отдельно. Разбивка производится если в документе более 250 листов. Каждый том получает свою собственную нумерацию;
• В документации могут присутствовать отдельные документы, обладающие своей собственной нумерацией страниц. Такие документы нумеруются в общем порядке, несмотря на их собственную нумерацию страниц;
• Большие по объему листы сворачиваются и подшиваются за свободный край таким образом, чтобы документ можно было развернуть и ознакомиться с его содержимым. Такие листы нумеруются только в развернутом виде;
• Если в документации присутствуют документы, поверх которых приклеен дополнительный документ или фрагмент документа, неподлежащий к отсоединению, то такого рода листы нумеруются одним номером как единый лист, но к нему должна прилагаться опись входящих в лист фрагментом.

1. Подготовка. Для начала документацию необходимо соответствующим образом подготовить. Все листы складываются в ровную стопочку, поле чего делаются 2 или отверстия вертикальном направлении, причем отверстия должны быть строго симметричны относительно друг друга. Для особо важной документации применяется более надежное сшивание в 5 отверстий. Шаг между отверстиями выдерживается величиной не менее 30 мм. Если сшиваемая документация состоит из нескольких листов, то сделать отверстия можно иглой или обычным канцелярским дыроколом, для более объемной стопки применяют шило, в крайнем случае, молоток с гвоздями или даже дрель. После подготовки следует проверить, верно ли собраны бумаги и нумеруются их;
2. Шитье. Для сшивки применяют шпагат, прочную нить или даже ленту. Бумаги прошивается два раза, хвосты сшивки выводятся наизнанку тома документации и связываются в узелок. Хвосты, идущие от узла, должны обладать достаточной длиной для того, чтобы оставалась возможность прямо сверху по всей длине наклеить лист с росписью ответственного и печатью.
3. Заверение. Чтобы завершить процесс сшивки необходимо на хвосты узелка, выведенные на изнанку сшивки, приклеить бирку из папиросной бумаги, через которую видно узел. На данном листочке должно быть написано количество прошитых бумаг, роспись и инициалы делопроизводителя, а также должна быть поставлена печать. Хвосты шпагата должны торчать из-под данного листа и должны оставаться свободными. Для приклеивания папиросной бирки должен использоваться клей именно канцелярский. Роспись делопроизводителя и печать предприятия необходимо ставить после полного просыхания клея.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

• название данного документа;
• дата составления описи;
• аннотация;
• непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
• в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

• Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
• Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
• Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.