Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

• согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
• согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Книга учета трудовых книжек

Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2021 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

Книга учета движения трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2021 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2021 № 558).

Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения

• 1 — порядковый регистрационный номер книги;
• 2, 3 и 4 — дата регистрации арабскими цифрами, которая может соответствовать времени приема сотрудника;
• 5 — фамилия, имя, отчество полностью;
• 6 — сведения о серии, номере книги или вкладыша в нее, который оформляется кадровой службой организации;
• 7 — должность, профессия и специальность сотрудника в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
• 8 — наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник;
• 9 — сведения о приказе, на основании которого выполняется регистрация документа;
• 10 — подпись лица, назначенного ответственным за прием и внесение записей;
• 11 — стоимость бланка или вкладыша;
• 12 — дата, когда книга выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
• 13 — роспись уволенного работника, заверяющая факт получения документа.

• прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
• открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
• внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
• отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
• внесение записей об увольнении;
• выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.

Журнал учета трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 Правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые Правила предусматривают использование только тех бланков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом. В практике нередки случаи, когда впервые поступающий на работу сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как существует официальный порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вносятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка (приложение 4).

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу учета движения трудовых книжек неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается. По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь!

Правилами не установлены требования к пломбе, поэтому книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно опломбировать, используя любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2021. С 1 января 2021 г. для применения в нашей стране в качестве национального стандарта РФ введен в действие ГОСТ 31282-2021 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2021). Данный стандарт, как легко догадаться, распространяется на пломбировочные устройства и устанавливает их классификацию.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

• регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
• регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
• фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
• отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Трудовые книжки: правовое регулирование правил заполнения, общие положения

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. В соответствии с новой редакцией ТК РФ, работодатель — индивидуальный предприниматель, не только может вести трудовые книжки, он это обязан сделать, но при этом законодатели забыли сказать, как заполнять трудовые книжки тем, кто уже работает у предпринимателя по состоянию на 1 октября 2021 года. Здесь ответ такой: ведение – это процесс заполнения книжек, соответственно работники вправе потребовать у предпринимателя, чтобы он не только заполнил имеющуюся у работника книжку, но и выписал новую, отразив там запись о приеме на работу, состоявшемся до 1 октября.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Срок хранения заполненной книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2021г.) и составляет 75 лет.