Штатное расписание срок хранения в архиве

Каков срок хранения штатного расписания в организации

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2021 по делу № А46-1925/2021).

Штатное расписание: срок хранения

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Штатное расписание срок хранения в архиве

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2021 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Штатное расписание организации: срок и место хранения

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.

Для структуризации кадрового состава, оптимизации использования трудовых ресурсов и разделения трудовых функций обоснованно разрабатывать, оформлять и утверждать такой локальный документ как штатное расписание. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-3, в противном случае есть возможность и право разработать форму самостоятельно.

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, любая трудовая деятельность работника должна регламентироваться определенными документами. Штатное расписание относится к подобным бланкам, где указываются элементы, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности сотрудника. О том, как должно храниться штатное расписание (в каких условиях и как долго), пойдет речь в данной статье.

Штатное расписание: как правильно его составлять

Какие правила следует соблюдать в ходе составления штатного расписания? Ответ довольно прост: следует руководствоваться существующими Указаниями, которые касаются заполнения форм первичной учетной документации. Рассмотрим каждый из структурных элементов унифицированной формы Т-3.

С шестой по восьмую главу включительно указываются все предусмотренные в отношении работников надбавки: премии, поощрительные выплаты, доплаты и т.д. Отражаются как те выплаты, которые установлены законодательно, так и те, которые предусмотрел сам работодатель в своей организации.

Сколько храниться штатное расписание

Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, любая трудовая деятельность работника должна регламентироваться определенными документами. Штатное расписание относится к подобным бланкам, где указываются элементы, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности сотрудника. О том, как должно храниться штатное расписание (в каких условиях и как долго), пойдет речь в данной статье.
Из представленной статьи вы узнаете следующее:

Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания

В случае компенсации срок хранения таких приказов будет составлять 75 лет, если компенсация не предусмотрена – 3 года после проведения налоговой проверки. Индекс документа Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

В конце 2021 года в каждом журнале следует сделать итоговую запись, указав количество зарегистрированных документов, крайние даты, крайние номера (если будут обнаружены ошибки в регистрации, их следует отметить с краткими пояснениями, например: «Приказ №101 не выдавался, номер пропущен из-за технической ошибки»). Если в журнале останется достаточно места для регистрации приказов в следующем году, продлевать регистрацию в том же журнале правилами делопроизводства не запрещено. При этом важно помнить, что нумерацию приказов в новом году следует начать с №1.
Распределение приказов по видам с учетом особенностей конкретной организации Перечень № 578/5 определяет общее распределение приказов по видам, однако на практике может возникнуть необходимость адаптировать этот порядок под специфику организации.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии

Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.

Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Особенности составления штатного расписания

Рано или поздно может потребоваться восстановить или изменить документ. Произойти подобное может через несколько месяцев или на следующий год. Ведь если бумага существует несколько лет, то за это время в компании может произойти немало изменений. Делает поправки уполномоченное лицо при наличии причин. Поводом для подобного может послужить, например, увольнение человека, повышение или понижение заработной платы, сокращение подразделения и т.д.

Теперь останется только оформить строчку «Итого». Понадобится подсчитать имеющиеся показатели. Указать число штатных единиц, размер окладов, надбавок. После этого необходимо подать расписание начальнику для подписи. Что касается печати, то правила не обязывают её ставить.

Где хранятся приказы по штатному расписанию

Наименование раздела Описание Наименование и код структурного подразделения Указывается полное и сокращенное название организации Должность сотрудника Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности Количество единиц в штате Количество работающих на определенной должности человек в штате Оклад и различные виды надбавок Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные Итог по сумме Общее количество начислений по зарплате Примечание — До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными. Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Сколько храниться штатное расписание

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2021 по делу № А46-1925/2021). Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

Штатное расписание утверждается приказом рукoводителя предприятия, который сoставляют в произвольной форме. Глaвное, что дoлжно быть указано в приказе, — это дата, с кoторой вводится в дeйствие штaтное расписание. Oна может отличаться oт даты издания приказа или совпадать с нeй. «Задним числом» ввести в дeйствие штатное расписание нельзя — это единственное ограничение. Для нумерации приказов oб утверждении или изменении штатного расписания тоже нет ограничений — все по усмотрению работодателя. Не уcтaнавливайте в штатном расписании рaзную зарплату для одинаковых должностей (дополнительно -Чaсто зaдаваемые вопросы о зарплате). Видео по тeме:Вебинар «Штатное расписание» 04. Изменение штатного расписания Работодатели могут менять структуру предприятия, численность работников, иx состав, размер зарплаты и т.д.