Можно ли использовать факсимиле на накладных

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

Факсимиле, что с латинского «fac simile» означает «делать подобное» — это печать, клише которой на своих отпечатках точно воспроизводит личную подпись конкретного лица (руководителя, делопроизводителя и т.п.). Также называется штампом с личной подписью или факсимильным штампом. Факсимиле поставить – значит получить как подпись ответственного лица, так и заверение её печатью одновременно.

Также возможно ставить факсимиле на товарных накладных, актах, договорах и счетах, если они не налагают ответственности за слишком крупные денежные суммы. В любом случае копийная подпись должна быть разрешена законом и подтверждена соответствующими положениями и договорённостями.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

В каких случаях можно использовать факсимиле

• руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
• большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
• ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
• ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

Первичные учетные документы (в том числе товарные накладные) являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации ( ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2021 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ).

Товарная накладная отвечает условиям применения товарного чека. Этот документ также подтверждает продажу: в нем расшифровывается наименование, количество и цена проданных товаров. Следовательно, Ваша организация вправе приложить товарную накладную в качестве первичного документа, подтверждающего расходы. Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2021 г. № 402-ФЗ.

Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2021 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц ( пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

В 2021 году Президиум ВАС в постановлении от 27.09.2021 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. После «выхода в свет» данного постановления судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2021 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2021 N 04АП-5609/12.

Налоги и Право

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2021 N 03-02-08/13, от 26.10.2021 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2021 N 18-0-09/000042).

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2021 N Ф04-3913/2021(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2021 N А65-3666/2021, от 03.05.2021 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2021 N А42-5794/2021, Центрального округа от 09.10.2021 N А09-8896/06-4 (определением ВАС РФ от 07.02.2021 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

Как не запутаться в товарной накладной? Кто подписывает графы — груз принял, груз получил — и другие

Получатели товара для упрощения документооборота могут использовать унифицированные формы М-2 и М-2а. Это разовые доверенности, в которых отражается дата выдачи, номер счета, перечень конкретных материальных ценностей и их количество, которые доверенное лицо должно получить у конкретного поставщика по указанному в них договору или счету.

На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключенны м Постановления ФАС ЗСО от 27.01.2021 № А02-413/2021; ФАС УО от 06.10.2021 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2021 № Ф03-3794/2021 .

В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимил е Постановления ФАС МО от 16.02.2021 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2021 № Ф03-5231/2021; ФАС ВСО от 13.10.2021 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2021 № А55-6067/2021; ФАС СКО от 12.10.2021 № А32-12030/2021-19/302; ФАС УО от 09.12.2021 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2021 № А42-4217/2021 .

Можно ли использовать факсимиле подписи на первичных учетных документах? (Д

1. Ответы государственных органов на конкретные вопросы граждан и организаций по различным отраслям деятельности.
2. Ваш практический источник применения норм права.
3. Официальная позиция государственных органов в конкретных правовых ситуациях требующих решений.

База содержит дела:

• — гражданского судопроизводства
• — административного производства
• — уголовные дела открытого судебного производства

Простой и удобный поиск документов:

• — по территории
• — по суду
• — по дате
• — по типу
• — по номеру дела
• — по сторонам
• — по судье

Мы разработали специальный вид поиска – ПОИСК ПО КОНТЕКСТУ, с помощью которого производится поиск в тексте судебных документов по заданным словам
Все документы сгруппированы по отдельным делам, что экономит время при изучении конкретного судебного дела
К каждому делу прикреплена информационная карточка, которая содержит краткую информацию по делу – номер, дату, суд, судью, тип дела, стороны, историю процесса с указанием даты и произведенного действия.

Можно ли использовать факсимиле для подписи налоговых накладных

Пунктом 16 Порядку №1379 визначено, що усі примірники податкової накладної підписуються особою, уповноваженою платником податку здійснювати постачання товарів/послуг, та скріплюються печаткою такого платника податку — продавця. Податкова накладна не підписується покупцем товарів/послуг і не скріплюється його печаткою.

Відповідно до частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).