Правила пользования топливными картами на предприятии

Заправляемся по топливным картам

Однако обратите внимание на то, что затраты на приобретение бензина по топливным картам для целей налогового учета не признаются в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки ГСМ, ни в момент отгрузки ГСМ и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт приобретения ГСМ, но не факт их использования для определенного автомобиля.

Кроме того, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени лица покупателя определенное количество товара. Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС ПО от 05.06.2021 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2021 N А12-16953/07-С22, Письме УФНС по г. Москве от 30.06.2021 N 16-15/068679@.

Правила использования топливной карты в вопросах и ответах

• объем топлива, который запрашивается, превышает установленный лимит или сумму предоплаты
• неверное введено значение ПИН-кода
• произведена блокировка карты по желанию покупателя
• произошла автоматическая блокировка в случае неверного введения ПИН-кода 3 раза подряд

Если используются топливные карты в Москве литровой программы, покупатель должен проверить в чеке только правильность информации о количестве литров и марке топлива. Цена в чеке соответствует цене топлива на дату проведения операции, поэтому в данном случае не будет соответствовать договорным условиям.

Учет топливных карт – как работать с ГСМ проще

Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива. Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки. Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.

Наша компания пользуется топливными картами, у нас почти 1000 шт. т.к. машин много, контролировать кто и где заправился очень сложно. Участились кражи карт и несанкционированные заправки чужого транспорта, мы это можем обнаружить только в конце месяца, когда загружаем отчет поставщика. Когда будет на заправке оператор проверять в программе разрешенное к заправке транспортное средство? Корпоративным клиентам надо будет только указать в системе(личный кабинет) какие тс(данные ПТС или хотя бы гос. номер) могут заправляться по картам договора(или по конкретной карте). Развивать надо систему для корпоративных клиентов! возьмите за пример операторов сотовой связи.

Правила пользования топливными картами на предприятии

Для клиента открывается денежный счет, с которого списываются суммы за услуги в соответствии с тарифом, установленным для данного клиента. На картах клиента открываются кошельки, соответствующие получаемым услугам, с обязательным установлением суточного или месячного лимита.

3.7. На чеке распечатана справочная информация, в составе которой указывается количество литров и цена на топливо, соответствующая цене, установленной на АЗС на дату проведения операции. Клиент обязан проверить правильность указания в чеке марки топлива, его количества, стоимость и остаток лимитов.

Топливная карта – принцип действия и преимущества, которые она обеспечивает

Каждая карта имеет вшитый чип и ПИН-код. Многие автозаправщики предлагают привязку карт к номеру машины или к водителю. В дополнение к этому можно через личный кабинет установить лимит по расходованию топлива на один день или на месяц. Использование такой системы позволяет максимально исключить любые махинации со стороны недобросовестных водителей. Карты имеют схему быстрой блокировки через личный кабинет или автоматической блокировки при многократном введении неверного ПИН-кода.

Кроме нефтяных компаний, топливные продукты предлагают и различные сервисы. Их преимущество заключается в том, что они предлагают универсальные карты, которые можно использовать на АЗС разных производителей. Например, первой такой ТК стала карта Инфорком, которая вышла на рынок ещё в 1991 году. Она позволяет заправиться более чем на 3000 АЗС, в число которых входят заправки Газпромнефти, Татнефти, Лукойла, Сургутнефтегаза и ряда других. Выбирая ТК, следует внимательно рассмотреть предложения и по таким картам, как Petrol Plus, Бизнес Card Visa, Вездеход, Транзит Card и многие другие.

Правила пользования топливными картами на предприятии

Как правило, стоимость смарт-карты составляет от 200 до 350 рублей, а использовать ее можно в течение 5-7 лет. При это экономия составит от 50 копеек до 2 рублей за литр бензина. Вроде бы, неплохо. Однако не все так просто. Сложность заключается в том, что нужная заправка далеко не всегда находится в непосредственной близости от места жительства или работы клиента. Порой ездить на нужную станцию приходится довольно далеко. Кроме того, придется запоминать или даже записывать расположение АЗС по всему городу. К тому же, скидка чаще всего действует в пределах региона.

Выбрать, какая карта лучше, крайне сложно. Это происходит потому, что у каждого юридического лица, как и у физического, требования и пожелания абсолютно разные. Если для физических лиц это более или менее понятно, то для разных автомобильных компаний важны абсолютно разные критерии. Но можно сделать приблизительный рейтинг на основании количества продаж ТК и выделить три лучшие топливные карты.

Владельцам топливных карт

Топливная пластиковая карта (далее Карта) является средством идентификации Покупателя и средством учета количества заправленного газа. Карта представляет собой пластину прямоугольной формы с изображением логотипа Поставщика, имеющая уникальный номер и идентификационную магнитную полосу. Информация, размещенная на пластиковой карте, в т.ч., но, не ограничиваясь, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания) Поставщика, является исключительной собственностью Поставщика.

Оформление и выдача карт производится после заключения договора и согласования порядка их выдачи (возмездного или безвозмездного). Оформление карт производится на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами Покупателя. Выдача пластиковых карт производится в офисе Поставщика при предъявлении представителем Покупателя доверенности установленного образца и паспорта. При передаче карт оформляется акт приема-передачи.

Как вести учет бензина по топливным картам

Все мероприятия фиксируются договорами, которые заключаются между реализатором (АЗС) и потребителем (компанией). Факт отпуска топлива подлежит отражению в ведомости по форме №16НП. А путевой лист, имеющийся у водителя, обязательно содержит информацию об объеме отпущенного топлива и его марке. На базе законодательных документов не реже раза в месячный период производится выписка сводных ведомостей-счетов для каждого предприятия. Данная бумага содержит сведения о суммарной цене материалов исходя из конкретных марок.

• денежные продукты – они включают в себя сведения о сумме, зачисленных на условный счет организации, а также позволяют покупать любые марки горюче-смазочного сырья и сопутствующих товарных позиций и сервисов в рамках АЗС в соответствии с лимитом денег, традиционно отпуск продуктов производится по рыночной стоимости, которая установлена на момент заправки;
• литровые элементы – по данным пластиковым продуктам можно узнать информацию о количестве литров ГСМ, которые предварительно оплачены организацией, но отпуск ГСМ осуществляется не по рыночной цене, а по стоимости, указанной в договоре, такие карточки классифицируются по типам ГСМ (A92, A95 бензин, А95 Евро, дизельное топливо).

Что представляют собой топливные карты для физических и юридических лиц

При оформлении топливной карты лучше всего заказать пластик с чиповым носителем. Именно он содержит всю необходимую информацию, и позволит рассчитаться за услуги АЗС в любом отдаленном районе, даже без доступа в интернет. Все что потребуется – это наличие терминала на станции.

1. Если топливной картой не пользовались в течение полугода, то она может быть заблокирована;
2. Если карта была ранее потеряна, и об этом инциденте сообщалось сотруднику компании, то вероятней всего она негодна;
3. Если же держатель карты допустил нарушения договора, то такая карта может быть внесена в черный список и ее использование станет невозможным;
4. Неверно введенный Пин-код более 3-х раз.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

Таким образом, организация — покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован. ЗАО «Петрол Плюс» своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2021 года.

ГСМ приобретены посредством топливных карт

Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т. д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2021 году: проводки

● 120211610 60 тыс. руб. Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120215610 60 тыс. руб. Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб. Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб. Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб. Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → «Акцизы на бензин»