Можно ли подписывать кассовые документы факсимиле

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2021 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2021 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2021 N 03-07-09/33, от 17.09.2021 N 03-07-09/48, от 17.06.2021 N 03-07-09/31, от 28.04.2021 N 03-07-09/24, от 22.01.2021 N 03-07-11/17, от 04.06.2021 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2021 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2021 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2021 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2021 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2021 N А13-6464/04-19, от 27.09.2021 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2021 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2021 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2021 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2021 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2021 N Ф04-3163/2021).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2021 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2021 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2021 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2021 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2021 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2021 г.).

Что можно и что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:
— на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и суды (Письмо Минфина России от 26.10.2021 N 03-01-10/8-404);
— на бухгалтерской отчетности;
— на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т.п.) (Пункт 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации). Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком России (Пункт 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2021 N 28-И);
— на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органы (Письмо МНС России от 01.04.2021 N 18-0-09/000042@), и, как правило, суды (Постановления ФАС УО от 05.04.2021 N Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2021 по делу N А09-8896/06-4).
В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательством (Пункт 3 ст. 2 ГК РФ).

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т.д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
Составить этот документ можно так.

Как правильно подписывать документы

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Можно ли факсимиле подписывать кассовые документы

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2021 N Ф04-3913/2021(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2021 N А65-3666/2021, от 03.05.2021 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2021 N А42-5794/2021, Центрального округа от 09.10.2021 N А09-8896/06-4 ( определением ВАС РФ от 07.02.2021 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключенным (Постановления ФАС ЗСО от 27.01.2021 по делу N А02-413/2021; ФАС УО от 06.10.2021 N Ф09-7622/09-С5).
Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2021, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимил е Постановления ФАС МО от 16.02.2021 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2021 № Ф03-5231/2021; ФАС ВСО от 13.10.2021 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2021 № А55-6067/2021; ФАС СКО от 12.10.2021 № А32-12030/2021-19/302; ФАС УО от 09.12.2021 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2021 № А42-4217/2021 .

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то . Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2021 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2021 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2021 № 03-01-10/8-404.

Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2021 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц ( пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

Что собой представляет факсимильная подпись

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

Использование факсимиле на кадровых документах

Факсимиле — это графическое воспроизведение оригинала подписи, передающее ее в точном соответствии. Как правило, в случае факсимиле подписи она гравируется на печати или штампе и передается в пользование уполномоченным лицам. Чтобы не возникло нескольких экземпляров факсимиле, руководитель предприятия может приказом утвердить количество «действующих» оттисков и лиц, ответственных за их хранение.

ТК РФ в ст. 67 уточняет, что трудовые правоотношения сторон должны быть оформлены в виде трудового контракта, который подписывается служащим и работодателем. От имени работодателя может выступать как руководитель предприятия, так и иное уполномоченное на это действие лицо.

Можно ли использовать факсимиле подписи на первичных учетных документах? (Д

База содержит дела:

• — гражданского судопроизводства
• — административного производства
• — уголовные дела открытого судебного производства

Простой и удобный поиск документов:

• — по территории
• — по суду
• — по дате
• — по типу
• — по номеру дела
• — по сторонам
• — по судье

Мы разработали специальный вид поиска – ПОИСК ПО КОНТЕКСТУ, с помощью которого производится поиск в тексте судебных документов по заданным словам
Все документы сгруппированы по отдельным делам, что экономит время при изучении конкретного судебного дела
К каждому делу прикреплена информационная карточка, которая содержит краткую информацию по делу – номер, дату, суд, судью, тип дела, стороны, историю процесса с указанием даты и произведенного действия.

1. Ответы государственных органов на конкретные вопросы граждан и организаций по различным отраслям деятельности.
2. Ваш практический источник применения норм права.
3. Официальная позиция государственных органов в конкретных правовых ситуациях требующих решений.

Когда возможно использование подписи факсимиле

Если этот принцип не выполняется — заключенный таким образом контракт будет не действителен. Значит, при решении любых спорных вопросов в судебных инстанциях, с виновной стороны будет невозможно потребовать никаких штрафов и материальных средств, покрывающих убытки.

Официально на государственном уровне не запрещено заверять налоговые документы с использованием факсимиле. Но по этому поводу постоянно ведутся судебные споры. Поэтому, во избежание конфликтов с налоговыми органами, все-таки советуется на налоговых документах подписываться собственноручно.