Как заполнять книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

1. В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
2. Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
3. В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
4. В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Книга учета движения трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как заполнять книгу учета трудовых книжек: инструкция

При регистрации трудовой книжки или ее выдачи, записи присваивается порядковый номер, в следующих столбцах указывается день, месяц, год производимого действия. В следующей графе нужно указать Ф.И.О. сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка. Далее в соответствующих столбцах указываются ее серия и номер. Если книжка таких сведений не содержит, в столбцах ставится прочерк.

Книга учета может быть сделана в типографии, также можно сделать такую книгу самостоятельно. Для этого следует сшить несколько листов, концы нити должны остаться на обратной стороне книги, сверху обклеены бумагой, на которой должна быть поставлена печать организации. Каждый лист следует разделить на 13 колонок, листы следует пронумеровать. Книга учета будет использоваться до тех пор, пока не будет полностью заполнена, после этого заводится новая книга учета трудовых книжек, а старая храниться в организации. В книгу учета заносится информация о получении и выдачи трудовой книжки сотруднику.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей

В п. 42 этого нормативного акта утверждается, что изготовленные в типографии книжки и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности, значит должны учитываться на забалансовом счете и храниться в кассе организации. Выдача производится на основании заявки кадровой службы, утвержденной руководителем. Должностному лицу из отдела кадров поручается приказом по организации вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (п.40 ПП РФ 225). Основное назначение – обеспечение сохранности документов, отражение операций по их приемке и выдаче.

Сотрудники полагают, что их нельзя наказать за хамство на работе, если они справляются со своими обязанностями. Иногда они правы, даже если в локальных актах учреждения есть запрет на неподобающее поведение. Но бывает и так, что главбух трудится и в праздники, и в будни допоздна, а в награду получает выговор и увольнение. Причем суд встает на сторону работодателя.

Журнал учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2021 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2021 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого работодателя. В статье мы рассмотрим правила, по которым мы заполняем книгу учета движения трудовых книжек, а также расскажем, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, как вносить записи в книгу учета трудовых книжек, а также как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы. Пломбу для скрепления Книги можно приобрести в канцелярском магазине, это может быть, например, голографическая пломба.

КАК ПРАВИЛЬНО ЗАПОЛНИТЬ КНИГУ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

• В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
• В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
• Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
• Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
• В следующей графе укажите должность (профессия, специальность) работника, указанная в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) можете указать конкретную трудовую функцию (ст.57 ТК РФ).
• Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
• Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
• В графе 10 ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
• В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: бланк, скачать

Начните учет движения трудовых книжек с оформления титульного листа книги. Впишите название компании и дату начала ведения книги. Пронумеруйте и прошнуруйте документ. Затем подпишите его у директора компании и скрепите книгу с использованием сургучной печати, а также поставьте на ней пломбы.

Графы 2, 3 и 4 содержат информацию о датах приема людей на работу и заполнения их трудовых книжек и вкладышей. Эти две даты, как правило, не совпадают. Дело в том, что трудовая книжка оформляется на работника, проработавшего в компании более 5 дней (ст. 66 ТК РФ). И, кроме того, трудовую книжку человеку, которой только начинает трудовую деятельность, оформляют в его присутствии не более, чем в течение одной недели с момента, когда он был принят на работу (п. 8 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2021 № 225, далее — Правила).

Журнал учета трудовых книжек (образец)

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
• собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

• регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
• регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
• фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
• отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Книга учета движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

• Получение от принятого работника его трудовой;
• Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
• Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
• Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
• Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Учет трудовых книжек

15 июля 2021 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк — 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2021 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;