Как оформлять путевые листы на легковой автомобиль

Заполняем путевой лист легкового автомобиля

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2021 утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2021 года практически не отличается от него. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Как оформлять путевые листы на легковой автомобиль

Для перевозчика путевой лист — основание не только для учета транспортной работы и списания использованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, но и для взаимных расчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг. Применение каких-либо других форм путевых листов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается.

Какие именно автомобили можно отнести к категории служебных легковых автомобилей Согласно Инструкции N 74 это — легковые автомобили, которые находятся на балансе юридических лиц всех форм собственности и которые используют для удовлетворения собственных нужд, их также могут на договорных условиях сдавать заказчику (вместе с водителем).

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевой лист

Минфин России однозначно ответил на вопрос о применении самодельных месячных путевых листов в письме от 15 ноября 2021 г. № 03-03-04/1/363. Они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров. Более того, такие листы предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли. И оснований для применения этих документов за пределами данной конкретной ситуации не имеется.

Первая правоприменительная проблема «самодельных» путевых листов заключается в том, что понятие автотранспортных организаций нормативно не определено. Но Устав автомобильного транспорта РСФСР (утв. постановлением Совета Министров РСФСР от 8 января 1969 г. № 12) приравнивает к автотранспортным и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили. Кроме того, на унифицированных бланках указано, что путевые листы всех автотранспортных средств являются типовыми межотраслевыми формами.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Но Устав автомобильного транспорта РСФСР (утв. постановлением Совета Министров РСФСР от 8 января 1969 г. № 12) приравнивает к автотранспортным и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили. Кроме того, на унифицированных бланках указано, что путевые листы всех автотранспортных средств являются типовыми межотраслевыми формами.

Так, согласно части 1 ст. 6 Устава обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством РФ.

Путевой лист для арендованного автомобиля

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость учета и списания затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Номер документаЕсли машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
Адрес подачи – адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.

Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2021 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100.
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего — количество горючего при возвращении.
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия — Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход — Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3

Правая часть страницы должна содержать информацию с одометра ТС, результат по расходу/перерасходу топлива, описание техсостояния авто. Наличие оттиска печати на лицевой стороне подтверждает подлинность оригинала. Предоставляем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма 3.

• регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
• водительское удостоверение с актуальной категорией;
• товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
• спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
• заполненный бланк путевого листа (форма №3).

Необходимость оформления путевого листа на легковой автомобиль полученный в аренду

Даты и время пред- и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Если же в договоре аренды автомобиля без экипажа прописано, что расходы на ГСМ несет арендодатель, то арендодателю следует иметь копии путевых листов в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

Как оформлять путевые листы на легковой автомобиль

Путевой лист легкового автомобиля – это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом

В данном случае путевой лист оформляется на водителя (водителей) в зависимости от принятой в организации системы материальной ответственности (за автомобиль, его принадлежности, топливо и т.п.): индивидуальной либо коллективной, а также иных факторов, связанных с учетом эксплуатации автомобиля (учет времени работы в разрезе водителей, учет появления возможных неисправностей, ДТП и т.п. в момент управления автомобилем конкретным лицом и т.д.). Если автомобиль управляется водителем и обслуживает указанных лиц, то оформляется 1 путевой лист на водителя. Если автомобиль в течение дня управляется поочередно всеми указанными лицами, то путевой лист может быть оформлен на каждое лицо. При этом необходимо предусмотреть процедуру передачи автомобиля от одного лица другому: удостоверение факта исправности, отсутствия повреждений, комплектности, фактического наличия учтенного количества ГСМ и т.д. Возможно оформить 1 путевой лист на группу водителей (работников – пользователей автомобиля) в случае, если они несут в данном вопросе коллективную материальную ответственность и организован учет их работы с точки зрения возможного наличия негативных факторов (ДТП, утрата имущества и т.д.).

Легковой автомобиль эксплуатируется в организации на основании договора безвозмездного пользования, заключенного с работником (менеджером). Согласно договору возмещению подлежат только расходы на приобретение топлива. На автомобиле в 1 день могут осуществлять служебные поездки директор, заместитель директора и 2 менеджера (один из них владелец автомобиля).

Путевые листы: правила заполнения в 2021 году

Копания может использовать типовую форму путевого листа. Например, форма путевого листа для легкового автомобиля утверждена постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2021 г. № ИУ-09-22/257

В 2021 году в правила заполнения путевых листов внесены изменения — расширен перечень обязательных реквизитов. Теперь на бланке необходима отметка механика об исправности авто. Если компания работает с унифицированным бланком, то его придется скорректировать. О том, как это сделать — в статье. Там же образец заполнения путевого листа.