Приказ о хранении документов в организации образец

Приказ о хранении документов в организации образец

На каждом предприятии служба управления персоналом должна иметь определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации – локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция).

депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

Приказ о хранении документов в организации образец

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Онизатрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Приказ о хранении документов в организации образец

Таким образом, руководитель вправе утвердить новые формы отдельным приказом. Причем не запрещено составлять такие локальные акты и в течение года по мере возникновения необходимости в новых формах первичных документов. Например, организация начала осуществлять новый вид деятельности, о котором на момент разработки и утверждения форм «первички» еще не было известно.

3. В приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация. При разработке собственных форм первичной документации компания может упростить задачу и взять за основу унифицированные документы. Из них организация вправе убрать ненужные ей реквизиты, оставив только обязательные (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Приказ о хранении документов в организации образец

Например, в организации рабочий день начинается в 8-30 и длится до 17-30. В него включен полуторачасовой перерыв с 12 до 13-30 Это указано в соответствующем пункте ПВТР. Однако, сисадмин Иванов работает с 10 до 20 часов и обед у него с 3 до 5 часов дня. Это оговорено заранее и записано в его договоре с работодателем. Он не обязан соблюдать этот пункт распорядка и приходить к 8-00.

Реформа может затронуть как всю организацию в целом, так и отдельные подразделения или даже работников. Но необходимо правильное оформление такого изменения. К тому же, вводимые перемены не должны приводить к ухудшению условий труда и положения работников.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Шапка Включает название и реквизиты организации, ФИО руководителя. Основная часть Она состоит из наименования документа. Ниже находится основной текст. В нем оговаривается состав комиссии экспертов, и приводятся сведения по мероприятию. Здесь же дается перечень бумаг под уничтожение в форме таблицы или перечисления. Заключительная Содержит дату, подписи и ФИО ответственных исполнителей.

Документы в электронном виде также подлежат хранению. Средства воспроизведения и электронные носители данных и проверяющие верность ЭЦП следует хранить 5 лет. Срок отсчитывают от года, следующего за годом их последнего использования для формирования отчетов.

Безопасность организации

1. План основных мероприятий на год, согласованный с органами РСЧС.
2. План действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
3. План гражданской обороны.
4. Планы служб ГО (если создаются службы ГО).
5. План эвакуации и рассредоточения в военное время и приложения к нему (если объект продолжает работу в военное время).
6. План эвакуации в ЧС природного и техногенного характера и приложения к нему.
7. Планирующие документы текущей работы КЧС и ОПБ и структурного подразделения (отдела, сектора) по делам ГО и ЧС (планы работ, протоколы заседания и т.д.).
8. План работы комиссии по ПУФ с планом-графиком наращивания мероприятий по ПУФ при угрозе и возникновении ЧС мирного и военного времени.

1. Приказ об организации гражданской обороны и назначении должностных лиц ГО с приложениями:
   1. Положение о структурном подразделении по делам ГОЧС.
   2. Положение о службах ГО.
   3. Состав, оснащенность нештатных аварийно-спасательных формирований и нештатных формирований ГО (если создаются НАСФ и НФГО).
2. Приказы (в том числе формализованные) на выполнение первоочередных мероприятий ГО первой и второй групп, о введении общей готовности ГО, на проведение эвакуации в ЧС природного и техногенного характера и в военное время.
3. Приказ о создании объектового звена РСЧС с приложениями:
   1. Положение об объектовом звене РСЧС.
   2. Положение о КЧС и ОПБ.
4. Приказ об итогах обучения сотрудников предприятия в минувшем году и задачах обучения на следующий год с приложениями:
   1. Тематика учений и тренировок на год.
   2. Перечень учебных групп и руководителей занятий на год.
   3. План подготовки руководящего и командно-начальствующего состава.
   4. Расписание занятий по ГО и ЧС с персоналом.
5. Проект приказа на ликвидацию последствий ЧС природного и техногенного характера.
6. Приказ (распоряжение) о составе эвакуационной комиссии с приложениями:
   1. Положение об эвакуационной комиссии.
   2. Состав эвакуационной комиссии.
7. Приказ (распоряжение) о комиссии по ПУФ с приложениями:
   1. Положение о комиссии по ПУФ.
   2. Состав комиссии по ПУФ.
8. Приказ о назначении ответственных за содержание защитных сооружений ГО.
9. Рабочие документы:
   1. Документация защитных сооружений (ЗС), (при наличии ЗС ГО).
   2. Документация НАСФ и НФГО (при создании НАСФ и НФГО).
   3. Расчет материально-технического обеспечения мероприятий ГОЧС.
   4. Документация по учету средств индивидуальной защиты.
   5. Журналы учета занятий по ГОЧС с работниками организации.
   6. Удостоверения о прохождении обучения по ГОЧС должностных лиц организации.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2021 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

106. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-под специальных чернил и штемпельной краски, испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками, перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов по форме согласно приложению 20 к настоящим Типовым правилам и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

176. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.